Het archief staat in veel kantoren behoorlijk in de weg. De opslag neemt bovendien dure vierkante meters in, die meestal hard nodig zijn voor andere doeleinden. In dat geval loont het om het archief de deur uit te doen. Verhuisbedrijf Henneken komt daarbij te hulp.
Verhuisbedrijf Henneken in Zoetermeer biedt een oplossing voor externe archiefopslag en -beheer. Hiervoor beschikt Henneken op zijn terrein in Zoetermeer over een verwarmde loods van 8000m3 met een constante luchtvochtigheid, die bovendien 24/7 is beveiligd tegen brand en inbraak. Behalve de fysieke opslag van het archief neemt Henneken desgewenst ook het beheer over, waaronder het digitaliseren en jaarlijks gecertificeerd vernietigen van archiefbescheiden. ‘Met name zorginstellingen, advocaten- en notariskatoren maken gebruik van onze archiefservice. Het gaat dan om papieren archieven met wettelijk vastgestelde bewaartermijnen, zoals medische dossiers, loonadministraties en financiële administraties,’ zegt Henneken-directeur Lauwrens de Jong. ‘Maar we huisvesten en beheren ook archieven met foto’s, bouwtekeningen of andere zaken. Zo bewaart Siemens één exemplaar van elke type telefoon dat is geproduceerd.’
Archiefopslag: statisch en dynamisch
Bij de opslag maakt Henneken onderscheid tussen statische en dynamische archieven. Archieven waaruit regelmatig iets wordt opgevraagd, moeten goed bereikbaar zijn. Deze zogenaamde dynamische archieven staan in ordners, mappen of archiefdozen in stellingkasten. ‘Een opgevraagd dossier kunnen we dan zo uit de kast pakken en klaarleggen voor de klant of een koerier. We geven het dossier niet zomaar mee. Zowel de aanvrager als ophaler moeten geautoriseerd zijn.’ Archieven die niet of nauwelijks geraadpleegd worden, de statische archieven, zijn lastiger bereikbaar. Deze worden compact opgeslagen in dozen en vervolgens op pallets geplaatst. ‘De opslagkosten van een statisch archief liggen lager dan bij een dynamisch archief, maar de opvraagkosten zijn juist hoger. Welke manier van opslaan wij de klant adviseren, hangt af van het aantal verwachte opvragingen,’ aldus De Jong.
Archiefbeheer: digitaliseren en vernietigen
Naast archiefopslag verzorgt Henneken ook archiefbeheer. De meeste archieven worden per jaargang opgeslagen en na verloop van jaren gecertificeerd vernietigd. Hiervoor schakelt Henneken dan een archiefvernietingsbedrijf in. Als het archief door de shredder is gegaan, ontvangt de klant hiervan een certificaat. Daarnaast helpt Henneken ook om het archief te digitaliseren. Hennekens medewerkers kunnen het papieren archief inscannen met of zonder OCR (Optical Character Recognition). ‘OCR heeft als voordeel, dat het digitale document makkelijk doorzoekbaar is, zelfs handgeschreven blaadjes. Aan deze service hangt wel een prijskaartje, want het is vrij specialistisch werk. Een voordeliger alternatief is scan-on-demand. Digitalisering van het dossier vindt hierbij pas plaats op het moment dat het wordt opgevraagd. Daarna wordt het digitale dossier doorgemaild,’ legt De Jong uit. Als het archief ten slotte is gedigitaliseerd, wordt het papieren archief vernietigd of alsnog opgeslagen in de loods. ‘Zelfs wanneer het archief digitaal beschikbaar is, ben je in een aantal gevallen wettelijk verplicht om het fysieke archief te kunnen tonen.’
Externe archiefopslag in eigen beheer
Sommige klanten houden het beheer liever in eigen hand: zowel het brengen van het nieuwe archief als het ophalen en vernietigen van het oude archief doen ze zelf. De Jong: ‘Alles is in principe mogelijk. Zo kunnen klanten binnen de loods ook een afgesloten ruimte krijgen met een eigen sleutel. Waar het ons om gaat is dat ze hun dure kubieke meters kantoorruimte kunnen inwisselen voor goedkopere kubieke meters opslagruimte.’
Tekst: Emy Vesseur
