Bedrijfsverhuizing? Vergeet het oude pand niet

Datum: , geschreven door Lauwrens de Jong. Laatst bijgewerkt op

Een bedrijfsverhuizing betekent een nieuwe start, waarbij alle aandacht is gericht op het nieuw te betrekken pand. Vaak is er sprake van nieuwe werkconcepten die een andere inrichting vragen. Er komt zelfs een interieurarchitect en stylist aan te pas voor een mooi ontwerp en dito aankleding. Maar wie kijkt er om naar het oude pand en wat gebeurt er met het achtergelaten kantoormeubilair?

Na een verhuizing moet het oude bedrijfspand leeg worden opgeleverd. Is een pand in eigendom, dan is de druk minder hoog. Maar bij een gehuurd pand moet dat op heel korte termijn. ‘Het leeg en netjes opleveren van het oude pand is doorgaans behoorlijk veel werk en wordt al te vaak vergeten,’ meent Lauwrens de Jong, directeur van verhuisbedrijf Henneken in Zoetermeer. Achtergebleven meubels, klein kantoorspul, papieren en afval, maar ook naambordjes, logo’s, plakletters, BHV-middelen, zeep- en handdoekdispensers moeten allemaal verwijderd en afgevoerd worden. Daarnaast zijn er vaak kleine reparaties en bouwkundige aanpassingen nodig als boorgaatjes dichten, wanden sauzen, systeemwanden verplaatsen en plafondplaten vervangen. ‘Allemaal tijdrovende zaken die de klant aan onze ervaren medewerkers kan overlaten. Zij zorgen voor een bezemschone oplevering conform de gestelde eisen.’

Opkopen meubilair

De Jong adviseert om ruim voor de verhuizing met de huurder te bespreken hoe het pand moet worden opgeleverd. Vervolgens gaan zijn medewerkers proactief te werk. Zij maken desgewenst een inventarisatie van de oude meubels en kijken wat nog waarde heeft. Daarna wordt een Excelrapport opgesteld met informatie over merk, type, afmetingen, kleur en foto’s, dat naar een aantal opkopers gaat. De Jong: ‘We weten precies wat geld opbrengt en wat niet. Bureaus die niet in hoogte verstelbaar zijn leveren bijvoorbeeld niks op, maar stoelen en kasten meestal wel. Uiteindelijk gaat alles naar de opkoper die het hoogste biedt. En als voor prijsonderhandelingen met derden geen tijd is, doen we zelf een bod.’

Verantwoorde vernietiging

Meubels die niets opbrengen, schenkt het verhuisbedrijf in Zoetermeer aan het goede doel of ze gaan naar het afvalscheidingsstation. ‘Wij zijn een CO2-neutraal bedrijf en willen zo min mogelijk weggooien en zo duurzaam mogelijk werken, ook in afvalstromen. IJzer en metaal verzamelen we apart en gaan naar de oud-ijzerboer. De stortkosten en oud-ijzeropbrengst worden achteraf met de klant verrekend.’ Ook zorgt Henneken voor de vertrouwelijke vernietiging van achtergebleven papieren. Dit gebeurt in gecertificeerde papiercontainers om te voorkomen dat informatie op straat komt te liggen. Hetzelfde gebeurt met de harde schijven van achtergelaten computers.

Meubelopslag en archiefopslag

Heeft het verhuisde bedrijf meerdere vestigingen of maakt het een snelle groei door, dan kan Henneken niet-meeverhuisde meubels opslaan in haar loods in Zoetermeer voor toekomstig gebruik. De opgeslagen meubelstukken worden per soort met alle kenmerken en een foto geregistreerd in MOBIS, het Mondial Opslag en Beheer Informatie Systeem. ‘Met dit voorraadbeheersysteem kan de klant online zien welke meubelen in welke aantallen beschikbaar zijn en indien nodig een bestelling doen of alsnog opdracht tot afvoer geven. Ook bij ons opgeslagen archieven zijn op die manier te beheren.’

Tekst: Emy Vesseur