Verkiezingslogistiek gemeente Zoetermeer
Woensdag 22 november 2023 vonden de Tweede Kamerverkiezingen plaats. De gemeenten in Nederland zijn verantwoordelijk voor de praktische organisatie. Mondial Verhuisbedrijf Henneken verzorgt voor de gemeente Zoetermeer de logistiek, zoals het opbouwen en inrichten van stemlokalen en vervoer van de stembiljetten. Al twaalf jaar.
Services van Henneken
Normaal zijn er vijf tot zes maanden om de verkiezingen voor te bereiden, maar door de val van kabinet-Rutte IV was de voorbereidingstijd dit keer maar vier maanden. Voor Mondial Verhuisbedrijf Henneken in de gemeente Zoetermeer verantwoordelijk voor het opbouwen, inrichten en afbreken van 75 stembureaus plus het vervoer van de stembiljetten, maakte het niet uit. Het bedrijf is de vaste verhuispartner van de gemeente en verkiezingslogistiek valt daar ook onder. ‘Om deze enorme klus te klaren werken we samen met lokale collega Scholte Verhuis Groep en evenementenbureau DNN,’ zegt directeur Lauwrens de Jong van Mondial Henneken. ‘In de maanden voor de verkiezingen overleggen we met het verkiezingsteam van de gemeente en bezoeken we de stemlocaties om te kijken wat nodig is. Niet alleen de nieuwe, maar ook de bestaande locaties, want daar kan iets veranderd zijn.’
Opbouw en inrichting stembureaus
De verkiezingsmaterialen staan het hele jaar door bij Mondial Henneken in opslag. De Jong: ‘Een maand voor de verkiezingen verplaatsen we alles naar een tijdelijke loods, waar het orderpicking-gereed wordt uitgestald.’ Een week voor de verkiezingen wordt alles aan de hand van lijsten per stembureau klaargezet, inclusief het huurmeubilair. Dat zijn stemhokjes, stembussen, kuchschermen, rode potloden, haspels en verlengsnoeren, waterkokers, kantoorartikelen, hesjes voor de telteams, maar ook afzetlinten, A-borden, vloermatten, drempelplaten en loopplanken. Gedurende drie dagen voor de verkiezingen richt Mondial Henneken de stemlocaties in, waarbij rekening wordt gehouden met rolstoelgebruikers en blinden en slechtzienden. Voor hun worden drempelplaten en speciale vloermatten met ribbels neergelegd die de looprichting aangeven.
Beveiligd vervoer en opslag stembiljetten
Op de verkiezingsdag zelf levert Mondial Henneken tussen 6.15 en 6.45 uur de stembiljetten en controlelijsten plus ingekochte versnaperingen en flesjes water bij de stembureaus af. Vanaf het moment dat de stembureaus opengaan staan twee teams van Mondial Henneken de hele dag standby om extra stembiljetten of rode potloden aan te leveren. Als om 21.00 uur de stembureaus sluiten voor de telling van de stembiljetten, staan 13 ophaalteams paraat. De Jong: ‘Op het gemeentehuis is ook een team van ons. Zodra we via de stembureau-app van de gemeente doorkrijgen dat een bureau klaar is met tellen, halen we de stembiljetten op.’ Vervolgens brengen de ophaalteams de verzegelde stembussen met stembiljetten en stembescheiden in verhuisbussen naar Mondial Hennekens beveiligde opslagloods. De volgende ochtend worden de stembussen om 5.45 uur naar de centrale tellocatie gebracht. Daar worden de stembiljetten na het tellen in genummerde kratten verzameld en verzegeld. Aan het eind van de dag haalt Mondial Henneken de kratten op om ze drie maanden in beveiligde zeecontainers te bewaren, waarna ze vernietigd worden.
Professioneel trackingssysteem
Zijn er meerdere verkiezingen tegelijk, bijvoorbeeld voor de provinciale staten en de waterschappen, dan krijgt iedere verkiezing een eigen kleur krat. In combinatie met de nummering levert dat volgens de Jong een goedwerkend trackingsysteem op: ‘Worden in de eerste weken na de verkiezingen bij stembureaus ongeregeldheden of afwijkingen aangetroffen, dan kunnen we de betreffende kratten aan de hand van hun kleur en nummers snel tevoorschijn halen.’ Op donderdag en vrijdag na de verkiezingen worden de stembureaus ontmanteld. De stembussen en andere materialen gaan weer naar de verkiezingsloods van Mondial Henneken, waar ze worden gesorteerd. Op maandag worden de materialen geteld, schoongemaakt en zo nodig gerepareerd. Vervolgens gaat alles weer in de opslag tot de volgende verkiezingen.
Specialist in ontzorgen
Naast de opslag is Mondial Henneken ook verantwoordelijk voor de aanschaf van nieuwe verkiezingsmaterialen plus het op voorraad houden. De Jong: ‘Verkiezingslogistiek is in grote lijnen een bedrijfsverhuizing. Het is maar waar een gemeente voor kiest. Sommige gemeenten doen alles zelf tot en met de opslag aan toe.’ De gemeente Zoetermeer laat zich liever ontzorgen door een specialist als Mondial Verhuisbedrijf Henneken. Zo heeft het verkiezingsteam er geen omkijken naar en kan het zich bezighouden met andere taken.
Tekst: EMY Tekst en Taal