Verkiezingslogistiek geeft Henneken een schoolreisjegevoel

Datum: , geschreven door Lauwrens De Jong. Laatst bijgewerkt op

Al tien jaar verzorgt Verhuisbedrijf Henneken de verkiezingslogistiek voor de Gemeente Zoetermeer. Een grote en complexe operatie waar in korte tijd veel bij komt kijken. ‘Maar ook spannend en heel leuk om te doen,’ aldus Henneken-directeur Lauwrens de Jong.

De organisatie van verkiezingen is voor gemeenten een terugkerende grote logistieke uitdaging. Want in drie dagen tijd moet geregeld worden dat alle kiesgerechtigden binnen de gemeente hun stem kunnen uitbrengen. Sinds het stemmen op papier verzorgt verhuisbedrijf Henneken al tien jaar voor een vlekkeloos verloop van het stemmen in de gemeente Zoetermeer. Twee aandachtspunten zijn daarin van belang: de inrichting en ontruiming van de stemlocaties en het bezorgen, ophalen en beveiligd opslaan van de stembiljetten.

Inrichting en ontruiming stemlocaties

De gemeente Zoetermeer telt 53 stembureaus verdeeld over 41 locaties. Die bureaus moeten voorafgaand aan de verkiezingsdag allemaal worden ingericht. De stembussen, stemhokjes en hulpmiddelen zoals de rode potloden, staan bij Henneken opgeslagen. Bureaus en stoelen worden gehuurd en ook de koffievoorziening en versnaperingen regelt het verhuisbedrijf. ‘Een week van tevoren zetten we alles per stembureau klaar in ons warehouse en een tot drie dagen voor de verkiezingsdag wordt alle materiaal naar het stembureau gebracht en volgens de richtlijnen op zijn plek gezet,’ vertelt Henneken-directeur Lauwrens de Jong. Ook de stemlokaalbordjes worden op een logische plek buiten opgehangen en waar nodig worden hellingbanen aangebracht voor de rolstoeltoegankelijkheid. Bij afgelopen Tweede Kamerverkiezingen waren er voor het eerst ook early voting stembureaus, waar mensen op maandag en dinsdag al konden stemmen. ‘Die zijn voor het weekend door ons ingericht. De dag na de verkiezingen halen we alles weer op, inclusief het afval.’

Beveiligd vervoer en opslag stembiljetten

Alles draait natuurlijk om de stembiljetten. Deze komen in dozen kort voor de verkiezingen bij Henneken binnen en worden daar beveiligd opgeslagen. Op verkiezingsdag leveren verschillende verhuisteams de dozen tussen 6.15 uur en 6.45 uur bij de stembureaus af. Overdag staan twee teams standby om hand- en spandiensten te verlenen, bijvoorbeeld als de rode potloden of stembiljetten moeten worden aangevuld. Om 21.00 uur sluiten de stembureaus en begint het tellen van de stemmen. ‘Wanneer een bureau klaar is met tellen, krijgt de centrale coördinatie op het gemeentehuis hier een melding van. Twee van onze medewerkers zijn daar aanwezig om ons door te geven welke bureaus klaar zijn. Vervolgens sturen wij een team op weg om de stembiljetten en bijbehorende documenten in verzegelde kratten op te halen, zodat de stembureauleden naar huis kunnen.’ In het warehouse bij Henneken wordt de inhoud van de kratten door een gemeenteambtenaar gecontroleerd. Daarna worden de kratten opnieuw verzegeld en gecodeerd opgeslagen. De coördinatie van het ophalen van de getelde stembiljetten gaat ’s nachts door tot dat het laatste stembureau is gesloten.

Sluitend trackingsysteem

De verzegelde kratten zijn voorzien van een code die is gekoppeld aan het stembureau. De Jong: ‘Elke stembureauvoorzitter levert op het gemeentehuis een proces verbaal in. Als daar fouten in voorkomen, bijvoorbeeld dat het opgegeven aantal stembiljetten niet klopt met het aantal ingeleverde stempassen en volmachten, moeten de kratten naar het gemeentehuis voor controle of hertelling. Dankzij de codering kunnen we deze dan makkelijk traceren. Is er sprake van meerdere verkiezingen, zoals de Provinciale Statenverkiezingen in combinatie met de waterschapverkiezingen, dan gebruiken we voor elke verkiezing kratten met een afwijkende kleur.’ De stembiljetten van de early voters worden op dinsdag al door Henneken opgehaald en naar centraal punt gebracht, waar ze worden geteld. Ook deze stembiljetten zitten in kratten met een eigen kleur.

Verkiezingslogistiek als apart specialisme

Stembiljetten vervoert in verhuiswagen HennekenHenneken is contractueel de vaste verhuizer voor de gemeente Zoetermeer en op die manier is ook de verkiezingslogistiek bij het bedrijf gekomen. ‘Het is in feite een vorm van een bedrijfsverhuizing en begonnen met het brengen en ophalen van de stembiljetten. Gaandeweg is dat uitgegroeid en inmiddels ontzorgen we de gemeente compleet.’ Op woensdagavond en -nacht is het piekmoment. Dan zijn in het warehouse van Henneken 45 man actief. Voor het transport huurt het bedrijf tijdig extra busjes, want in verkiezingstijd zijn die nergens meer te krijgen. Ondanks de hectiek vindt De Jong het een leuke en dankbare taak. ‘Het zijn spannende dagen, waar we jaarlijks met een schoolreisjegevoel naar uitkijken. De gemeente heeft alle vertrouwen in ons en leunt voor de uitvoering op onze expertise. Elk jaar voeren we weer verbeteringen door.’

 

Tekst: Emy Tekst en Taal